OBJECTIF
Le rôle du Comité des transports est de formuler et d’examiner des stratégies et des directives relatives à la planification, à la fourniture et à la gestion de toutes les installations de transport pendant la période du Sommet.
TERME
Le mandat de ce comité est effectif pendant 18 mois.
ADHÉSION
Les membres du comité des transports comprendront les membres:
-Les volontaires gambiens professionnels du secteur des transports
-Un président du comité des transports/p>
-Le Comité des transports se composera d'un minimum de cinq (5) et d'un maximum de sept (7) membres bénévoles du secteur des transports: privé et public
RRÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les rôles et responsabilités du comité des transports doivent comprendre, sans toutefois s'y limiter:
-Développer un plan de travail pour les besoins de transport
-Coordonner avec le Secrétariat sur les véhicules VIP pour la conférence de l'OCI
-Assurer que tous les véhicules sont entretenus et entretenus et bénéficier de la sécurité de haute qualité
-Fournir des conseils sur les problèmes de transport et d'infrastructure et sur les défis qui se posent actuellement dans leur municipalité et / ou leur région.
-Coordonner et être responsable de l'affectation des véhicules pour tous les invités de l'OCI
-Développer un calendrier pour tous les véhicules et allouer selon les exigences de l'OCI
-Développer une politique d'approvisionnement en véhicules et des options de location
-Examiner les exigences relatives aux véhicules des délégués des pays membres
-Présentation des minutes / Résumé des délibérations du Comité des transports.
-Faire des recommandations au COL
OBJECTIF
Le rôle du comité d’hébergement est de formuler et d’examiner les stratégies et les directives relatives à la planification, à la fourniture et à la gestion de tous les besoins en hébergement des délégués de l’OCI pour le Sommet de 2022.
TERME
Le mandat de ce comité est effectif pendant 18 mois.
ADHÉSION
Les membres du comité d’hébergement comprennent:
-Les volontaires gambiens professionnels de divers travaux de la vie.
-Le comité d'hébergement doit avoir un président nommé par le président du COL.
-Le comité d'hébergement comprendra au minimum cinq (5) et un maximum de sept (7) membres bénévoles du secteur de l'hébergement
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les rôles et responsabilités du comité d’hébergement comprennent, mais sont limités aux responsabilités suivantes:
-Créer et coordonner le lien entre les hôtels et le Secrétariat de l'OCI afin d'établir des détails précis sur les installations d'hébergement (disponibilité, types et emplacements)
-Etablir des lignes directrices et surveiller les normes d'hébergement disponibles.
-Négocier les tarifs des chambres pour les délégués de l'OCI.
-Développer et construire des relations positives avec l'association hôtelière.
-Prendre des procès-verbaux / Résumé des délibérations du Comité des locaux.
-Faire des recommandations au COL
OBJECTIF
Le comité de logistique est responsable du bon fonctionnement de la conférence. Le Comité de la logistique, en collaboration avec les autres comités, créera un programme-cadre définissant toutes les activités de la conférence à tout moment. Le comité devrait formuler des stratégies et des lignes directrices relatives à la planification et à la gestion de tous les détails logistiques.
TERME
Le mandat de ce comité est effectif pendant 18 mois.
ADHÉSION
Les membres du comité de logistique comprendront:
Des volontaires professionnels gambiens issus de différents travaux de la vie.
Le président du comité de logistique est nommé par le président du COL.
Le comité de logistique se compose d’un minimum de cinq (5) membres et d’un maximum de sept (7) membres bénévoles issus de disciplines diverses.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les rôles et responsabilités du Comité de la logistique doivent comprendre, sans toutefois s'y limiter:
- Lieu - Centre de conférence (salle de réunion) et hébergement, tenir à jour un inventaire de toutes les salles de réunion du centre de conférences et être au courant de la configuration de l’hébergement. À tout moment, ils doivent savoir quelles chambres d'hôtel et quelles villas sont occupées et par qui, et quelles salles de conférence sont utilisées pour améliorer la coordination des installations de conférence.
- Équipement audiovisuel et inventaire, l'équipe logistique travaillera en tandem avec tous les autres comités pour s'assurer que tous les équipements et systèmes audio publics fonctionnent tous les besoins des interprètes et des conférenciers. Comme les équipements audio / visuels peuvent être assez coûteux et fragiles, leur bonne gestion ne peut être surestimée et reste donc une priorité absolue. L'emplacement et l'état de chaque équipement audiovisuel doivent être étroitement surveillés et entretenus. (c.-à-d. un actif enregistré doit être conservé).
Transport
- Coordonner avec les comités de transport et d'hébergement pour éviter les manquements.
- Créer une stratégie / un plan opérationnel pour le nombre attendu de pays membres et de délégués, leurs besoins de transport et les besoins d'hébergement assignés.
- Prévoir des dispositions pour le ramassage du personnel supplémentaire et des invités et éventuellement d’autres options de transport.
- Options de transport pour les hôtels au centre de conférence.
Plan d'urgence
Le comité de logistique doit préparer un plan de secours.
-Les procès-verbaux / résumé des délibérations du comité logistique seront maintenus.
-Faire des recommandations et présenter au COL
OBJECTIF
Le Comité des médias est un groupe essentiel qui contribuera à promouvoir la conférence et à attirer des médias de tout le pays afin de documenter et d’offrir une visibilité au Sommet et à l’OCI en général. Leur travail sera coordonné et dirigé par le responsable de la marque et de la communication.
TERME
Le mandat de ce comité est effectif pendant 18 mois.
ADHÉSION
Les membres du comité des médias seront les suivants:
-Les volontaires gambiens professionnels de la fraternité des médias.
- Le président du comité des médias est nommé par le président du COL.
- Le comité des médias se composera d'un minimum de cinq (5) membres et d'un maximum de sept (7) membres bénévoles issus de disciplines variées.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les rôles et responsabilités du comité des médias comprendront les personnes suivantes:
-Coordonner et dresser une liste d'accréditation des professionnels des médias, y compris la presse locale et nationale
-Etablir une portée du travail à accomplir conformément aux objectifs de l'OCI
-Trouver / contacter des photographes et des vidéastes pour travailler pendant la semaine de conférence
-Compilez la liste des équipements / équipements nécessaires à la semaine de la conférence.
-Développer un plan / déléguer des rôles spécifiques pour les photographes / vidéastes (contacter la logistique pour le calendrier détaillé des activités de la conférence)
-Créer un calendrier principal de tout le personnel des médias
-Faire des recommandations appropriées et les présenter au COL
-Organiser des réunions mensuelles avec les différents présidents du COL, le président du COL et le Secrétariat
OBJECTIF
Le Comité de sécurité représente et défend les intérêts du Sommet en matière de sûreté et de sécurité, notamment ses délégués, son personnel et ses biens. Le comité doit fournir des lignes directrices relatives à la planification, à la fourniture et à la gestion de toutes les priorités en matière de sécurité identifiées.
TERME
Le mandat de ce comité est effectif pendant 18 mois
ADHÉSION
Les membres du comité de sécurité seront les suivants:
-Les volontaires gambiens professionnels de divers travaux de la vie; et nommé par le conseil de surveillance.
-Le président du comité de sécurité est nommé par le président du COL
-Le Comité de sécurité se compose d'un minimum de cinq (5) et d'un maximum de sept (7) membres bénévoles issus de diverses disciplines
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les rôles et responsabilités du Comité de sécurité doivent comprendre, sans toutefois s'y limiter, les éléments suivants:
-Préparer une orientation politique et une stratégie pour la formation et les programmes éducatifs pour le personnel de sécurité.
-Coordonner et se conformer à une stratégie de sécurité mutuellement convenue avec l'Unité de protection VIP des forces de police de Gambie.
-Développer un plan de travail pour la formation, la taille et les ressources nécessaires pour l'équipe de sécurité VIP de l'OCI.
-Développer un processus de sélection pour le personnel de sécurité de l'OCI
- Faire des recommandations sur les dispositions de sécurité conformes aux exigences du Comité sera présentée par le COL
OBJECTIF
Le Comité du protocole doit aider le Secrétariat à organiser une conférence couronnée de succès en aidant à placer les délégués et les invités attendus dans le bon état d’esprit pour profiter du sommet. Cet objectif est atteint lorsque les agents du protocole rencontrent les délégués et les invités avec un sourire agréable, un accueil chaleureux et les dirigent vers leurs sièges respectifs.
TERME
Le mandat de ce comité est effectif pendant 18 mois
ADHÉSION
Les membres du Comité du protocole comprendront des Gambiens professionnels du MoFA et des volontaires des communautés et comprendront:
-Les volontaires gambiens professionnels de divers travaux de la vie; et nommé par le conseil de surveillance.
-Un président nommé par le président du COL pour le Comité du protocole
-Le Comité du protocole se composera d'un minimum de cinq (5) et d'un maximum de sept (7) avec une solide expérience dans les services de protocole
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les rôles et responsabilités du Comité du protocole comprendront les éléments suivants:
-Organiser un protocole de routine des tâches dans les locaux du centre de conférence
-Identifier les délégués et les invités et les assister de manière appropriée
-Organiser et former l'équipe des huissiers à des fins d'étiquette et de courtoisie
-Coordonner avec l'équipe logistique à des fins d'organisation
-Les procès-verbaux / résumé des délibérations du comité d'hébergement seront maintenus.
-Les recommandations du Comité seront présentées par le COL
OBJECTIF
Le rôle du comité des aliments et boissons doit fournir un approvisionnement de qualité, adéquat et rapide en nourriture et en boissons, conformément aux exigences imposées aux invités pour la prochaine Conférence et Sommet de l'OCI en Gambie en 2022.
TERME
Le mandat de ce comité est effectif pendant 18 mois.
ADHÉSION
Les membres du comité des aliments et boissons comprendront:
-Les volontaires gambiens professionnels du secteur de l'alimentation et des boissons.
-Le président du comité des aliments et des boissons sera nommé par le président du COL
- Le Comité des aliments et des boissons se composera d'un minimum de cinq (5) et d'un maximum de sept (7) du secteur de l'hôtellerie, de l'alimentation et de la sécurité
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les rôles et responsabilités du comité des aliments et des boissons doivent comprendre, sans s'y limiter, les éléments suivants:
-Coordination avec les fournisseurs de produits alimentaires et de boissons pour obtenir les certificats de santé, les assurances et les certificats de conformité Halal appropriés
-Sélection et passation de marchés pour les fournisseurs de boissons et d'aliments pour le sommet de l'OCI
-Responsable pour l'application des permis de santé d'événements spéciaux appropriés, des calendriers pour l'inspection sanitaire et de coordonner avec l'autorité de la sécurité sanitaire et de la qualité des aliments de la Gambie
-Prendre des procès-verbaux / résumé des délibérations du comité des aliments et des boissons
-Faire des recommandations au COL
CONTEXTE
L'Organisation de la coopération islamique (OCI) est la deuxième organisation intergouvernementale en importance avec 57 États membres répartis sur quatre continents. L'OCI organise le sommet islamique, qui est la plus grande réunion à laquelle participent les dirigeants et les chefs d'État et de gouvernement de ses États membres. Le Sommet islamique prend des décisions politiques et fournit des orientations sur toutes les questions relatives à la réalisation des objectifs énoncés dans sa Charte et examine d’autres questions intéressant les États membres et la Oumma. Cette réunion a lieu tous les 3 ans.
OBJECTIF
Le rôle du comité de documentation consiste à superviser les politiques et procédures visant à maintenir les activités de documentation et de communication du Secrétariat de l'OCI.
TERME / DURÉE
Les conditions de ce comité sont en vigueur pour 18 mois.
ADHÉSION
Les membres du comité de documentation comprennent:
- Des volontaires professionnels gambiens issus de différents travaux de la vie. Le président sera nommé par le conseil d’administration du secrétariat;
- Le président du COL nommera le président du comité du protocole
- Le comité de documentation se compose d’un minimum de cinq (5) membres et d’un maximum de sept (7) membres bénévoles issus de diverses disciplines.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les rôles et responsabilités du comité de documentation doivent comprendre, mais uniquement les suivants:
- Identifier et hiérarchiser les besoins actuels du Secrétariat et de la conférence en matière de documentation
- Développer et évaluer activement la documentation pertinente afin d'établir des lignes directrices pour la normalisation des meilleures pratiques en accord avec le Secrétariat général de l'OCI;
- Collaborer avec d'autres organisations professionnelles pour améliorer la normalisation et la qualité de la documentation pertinente<
- Développer des moyens d'accès pour diffuser la documentation au Secrétariat de l'OCI et aux partenaires concernés<
- Tenir un procès-verbal / résumé des délibérations du comité de documentation
- Faire des recommandations appropriées au COL
